Cinco regímenes federales: IRS (W-8BEN, 1099-NEC, FATCA), Department of Labor (misclassification), OFAC (sanctions), FinCEN (FBAR), y Income Tax Code Permanent Establishment. Estatal solo aplica si tu empresa está incorporated o opera principalmente en CA (AB5) o NY. La estructura defensiva: contratista independiente con W-8BEN en archivo, sin authority de firma delegada al trabajador, services agreement bien redactado, revisión anual de classification.
Los cinco regímenes federales que importan
Guía operacional, no asesoría legal o fiscal. La estructura final debe ser validada con un asesor en la jurisdicción correspondiente.
1. IRS — Documentación fiscal
- W-8BEN — formulario que el contratista LatAm firma certificando non-US tax residency y reclamando beneficios bajo el tratado. Sin esto, retención default es 30%.
- 1099-NEC — emitís para pagos a contratistas que generen US-source income. Para contratistas trabajando desde LatAm el income es foreign-source, no requiere 1099-NEC.
- FATCA Chapter 4 — withholding adicional para non-US payees. W-8BEN bien completado satisface FATCA documentation.
- FBAR — solo si tu empresa US tiene cuentas bancarias en el extranjero (no aplica si el contratista es la cuenta extranjera).
2. Department of Labor — Misclassification
El riesgo más material y más subestimado. DOL (federal) usa el "economic reality test" — mira la sustancia económica de la relación, no el label "contractor" en el contrato. Triggers de reclasificación:
- Permanencia: relación de 18+ meses sin breaks comienza a parecer empleo.
- Control: dictás hours específicos, supervisas día-a-día.
- Integración: trabajador es central al business operations.
- Equipment: empresa provee laptop, herramientas, software.
- Profit/loss: trabajador no tiene riesgo financiero real.
Penalties por misclassification: back wages, back FICA, back FUTA, FICA matching, plus penalties 0-200% según severidad.
3. OFAC — Sanctions screening
El Office of Foreign Assets Control mantiene SDN list (Specially Designated Nationals). Antes de pagar a un contratista LatAm:
- Screening del nombre contra SDN list (típicamente automatizado por EOR o plataforma de pagos).
- Países con sanctions blanket: Cuba, Venezuela (parcial), Nicaragua (parcial). LatAm mayoritariamente es safe pero verificación es no-negociable.
- Política interna recomendada: re-screening anual + screening en cada pago grande.
4. Income Tax Code — Permanent Establishment
El riesgo: que la actividad del contratista LatAm cree un taxable presence de tu empresa US en su país. Bajo los tratados aplicables (US-México Art 5, US-Chile, US-Argentina relación no totalitaria), un PE se crea por:
- Fixed place of business — oficina física rentada por tu empresa, no por el contratista.
- Dependent agent — un agente con autoridad habitual para concluir contratos en nombre de tu empresa.
Estructuración defensiva: el contratista trabaja desde su propio espacio (no espacio rentado por tú), nunca firma contratos en nombre de tu empresa, todas las firmas se rutean a un principal US.
5. State-level — California AB5 y NY equivalents
Si tu empresa está incorporated o tiene HQ en California, AB5 aplica el "ABC test" — más estricto que el federal. El trabajador debe pasar las TRES condiciones:
- (A) Libre de control del contratante
- (B) Realizando trabajo fuera del curso usual del negocio del contratante
- (C) Estar engaged en una occupation o business independiente establecida
La condición (B) es la mata-perros — un ingeniero contratista trabajando para una tech company hace trabajo "dentro del curso usual del negocio". Por eso muchas empresas California-based usan EOR para LatAm hires en lugar de contractor mode.
La checklist firmable por General Counsel
| Área | Pregunta del GC | Documentación |
|---|---|---|
| Classification | ¿Aplicamos el test correcto (IRS federal o ABC California)? | Memo de classification por rol |
| Contrato | ¿Services agreement es contractor-aligned, no employee? | MSA firmado + SOW, sin exclusividad |
| IRS | ¿W-8BEN colectado antes del primer pago? | W-8BEN en archivo, refrescado cada 3 años |
| Reporting | ¿1099 calendarizado si aplica? | Calendario fiscal con dates |
| OFAC | ¿Screening realizado y documentado? | Log de screenings con timestamps |
| PE risk | ¿Sin contract authority delegada a LatAm? | Matriz de authority documentada |
| State | ¿AB5 evaluado si CA aplica? | Memo de análisis AB5 + EOR si necesario |
| Review | ¿Auditoría anual de classification programada? | Calendar entry recurring |
Cross-references
Relacionado: Tratado fiscal US-México · Pagos cross-border · EOR para evitar AB5
Información general, no asesoría legal. Compliance es altamente fact-specific. Engagement con counsel US antes de operacionalizar es no-negociable para empresas serias.